Strategi Efektif Pengelolaan Piutang Bisnis

Piutang adalah salah satu aset penting bagi bisnis. Piutang merupakan hak untuk menerima pembayaran dari pelanggan yang telah membeli barang atau jasa dari bisnis. Piutang juga menunjukkan potensi pendapatan yang akan masuk ke kas bisnis.

Namun, piutang juga memiliki risiko. Jika piutang tidak dielola dengan baik, bisnis bisa mengalami kerugian akibat keterlambatan atau gagal bayar dari pelanggan. Piutang yang tidak tertagih juga bisa mengganggu arus kas dan likuiditas bisnis. Oleh karena itu, pengelolaan piutang yang efektif adalah kunci untuk keberhasilan bisnis.

Menurut data dari Asosiasi Pengelola Piutang Indonesia (APPI), rata-rata piutang usaha di Indonesia mencapai 30% dari total aset perusahaan. Namun, rata-rata lama penagihan piutang di Indonesia adalah 90 hari, jauh lebih tinggi dari negara-negara lain seperti Singapura (45 hari), Malaysia (60 hari), dan Thailand (75 hari). Selain itu, rata-rata persentase piutang macet di Indonesia adalah 5%, lebih tinggi dari rata-rata global yang hanya 3%.

Dari data tersebut, terlihat bahwa pengelolaan piutang di Indonesia masih perlu ditingkatkan. Untuk itu, artikel ini akan membahas beberapa strategi efektif yang bisa kamu terapkan dalam pengelolaan piutang bisnis. Dengan menerapkan strategi ini, kamu bisa meningkatkan kinerja piutang, mengurangi risiko, dan mempercepat aliran kas bisnis.

Jenis-Jenis Piutang

Sebelum membahas strategi pengelolaan piutang, kamu perlu mengetahui jenis-jenis piutang yang ada dalam bisnis. Secara umum, ada tiga jenis piutang, yaitu:

• Piutang dagang. Piutang ini timbul akibat penjualan barang atau jasa secara kredit kepada pelanggan. Piutang dagang biasanya memiliki jangka waktu yang pendek, antara 30-90 hari. Contoh piutang dagang adalah faktur penjualan, nota kredit, dan wesel tagih.
• Piutang usaha. Piutang ini timbul akibat adanya transaksi non-penjualan antara bisnis dengan pihak lain. Piutang usaha biasanya memiliki jangka waktu yang lebih panjang, antara 6 bulan hingga beberapa tahun. Contoh piutang usaha adalah pinjaman kepada karyawan, uang muka kepada pemasok, dan klaim asuransi.
• Piutang lainnya. Piutang ini timbul akibat adanya transaksi lain yang tidak termasuk dalam piutang dagang atau piutang usaha. Piutang lainnya biasanya bersifat sementara atau tidak tetap. Contoh piutang lainnya adalah bunga, dividen, royalti, dan pajak.

Untuk mengelola piutang dengan baik, kamu perlu mengidentifikasi dan mengelompokkan jenis-jenis piutang tersebut. Dengan begitu, kamu bisa menentukan kebijakan kredit, analisis kredit, sistem manajemen, pemantauan, strategi pemulihan, dan pengukuran kinerja yang sesuai untuk masing-masing jenis piutang.

Penetapan Kebijakan Kredit

Kebijakan kredit adalah aturan atau pedoman yang digunakan bisnis untuk menentukan siapa yang bisa menjadi pelanggan kredit, berapa batas kredit yang diberikan, dan kapan pembayaran harus dilakukan. Kebijakan kredit yang jelas dan konsisten adalah salah satu strategi efektif pengelolaan piutang.

Dengan memiliki kebijakan kredit, bisnis bisa:

• Menarik pelanggan baru dan meningkatkan penjualan.
• Mengurangi risiko kredit dan piutang macet.
• Meningkatkan hubungan dengan pelanggan dan memperkuat loyalitas.
• Mempercepat proses penagihan dan pembayaran.

Untuk menetapkan kebijakan kredit, kamu perlu mempertimbangkan beberapa faktor, antara lain:

• Karakteristik pasar. Kamu perlu menyesuaikan kebijakan kredit dengan kondisi pasar, seperti permintaan, persaingan, regulasi, dan budaya. Misalnya, jika pasar sangat kompetitif, kamu mungkin perlu memberikan kredit yang lebih fleksibel untuk menarik pelanggan. Namun, jika pasar memiliki regulasi yang ketat, kamu perlu mematuhi syarat dan ketentuan yang berlaku.
• Karakteristik produk. Kamu perlu menyesuaikan kebijakan kredit dengan jenis dan kualitas produk yang kamu jual. Misalnya, jika produk kamu bersifat unik, eksklusif, atau berkualitas tinggi, kamu mungkin bisa memberikan kredit yang lebih ketat karena pelanggan akan lebih bersedia membayar. Namun, jika produk kamu bersifat komoditas, standar, atau mudah rusak, kamu mungkin perlu memberikan kredit yang lebih longgar karena pelanggan akan lebih sensitif terhadap harga.
• Karakteristik pelanggan. Kamu perlu menyesuaikan kebijakan kredit dengan profil dan perilaku pelanggan yang kamu layani. Misalnya, jika pelanggan kamu adalah perusahaan besar, mapan, dan terpercaya, kamu mungkin bisa memberikan kredit yang lebih besar dan lebih lama karena pelanggan memiliki kemampuan dan reputasi yang baik. Namun, jika pelanggan kamu adalah perusahaan kecil, baru, atau tidak dikenal, kamu mungkin perlu memberikan kredit yang lebih kecil dan lebih pendek karena pelanggan memiliki risiko dan kredibilitas yang rendah.

Analisis Kredit Pelanggan

Analisis kredit adalah proses penilaian risiko kredit yang dilakukan bisnis sebelum memberikan kredit kepada pelanggan. Analisis kredit bertujuan untuk mengetahui kemampuan dan kesiapan pelanggan untuk membayar piutang sesuai dengan kebijakan kredit yang ditetapkan. Analisis kredit yang akurat dan objektif adalah strategi efektif pengelolaan piutang.

Dengan melakukan analisis kredit, bisnis bisa:

• Memilih pelanggan kredit yang berkualitas dan menghindari pelanggan kredit yang bermasalah.
• Menentukan batas kredit yang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan pelanggan.
• Menetapkan syarat dan ketentuan kredit yang adil dan wajar.
• Mempersiapkan langkah-langkah pencegahan dan penyelesaian jika terjadi masalah kredit.

Untuk melakukan analisis kredit, kamu perlu menggunakan beberapa sumber informasi, antara lain:

• Laporan kredit. Laporan kredit adalah dokumen yang berisi riwayat kredit pelanggan, seperti jumlah kredit yang dimiliki, jumlah kredit yang digunakan, jumlah kredit yang tersedia, jumlah kredit yang terlambat, dan jumlah kredit yang macet. Laporan kredit bisa diperoleh dari lembaga kredit, seperti bank, perusahaan pembiayaan, atau biro kredit. Laporan kredit bisa membantu kamu mengetahui kinerja kredit pelanggan di masa lalu dan sekarang.
• Informasi pelengkap. Informasi pelengkap adalah data atau dokumen yang berisi informasi tambahan tentang pelanggan, seperti identitas, alamat, kontak, laporan keuangan, surat perjanjian, referensi, atau jaminan. Informasi pelengkap bisa diperoleh dari pelanggan sendiri, pihak ketiga, atau sumber publik. Informasi pelengkap bisa membantu kamu mengetahui karakter, kapasitas, modal, kondisi, dan jaminan pelanggan.

Pemantauan Piutang secara Berkala

Pemantauan piutang adalah proses pengawasan dan pengecekan piutang yang dilakukan bisnis secara berkala. Pemantauan piutang bertujuan untuk mengetahui status dan perkembangan piutang, seperti jumlah piutang, umur piutang, piutang yang jatuh tempo, piutang yang terlambat, dan piutang yang macet. Pemantauan piutang yang rutin dan sistematis adalah strategi efektif pengelolaan piutang.

Dengan melakukan pemantauan piutang, bisnis bisa:

• Mengendalikan piutang dan mencegah penumpukan piutang.
• Mendeteksi masalah piutang dan mengambil tindakan yang tepat.
• Menyusun rencana penagihan dan pemulihan piutang.
• Mengevaluasi kinerja piutang dan membuat perbaikan.

Untuk melakukan pemantauan piutang, kamu perlu membuat jadwal pemantauan yang efektif, antara lain:

• Harian. Kamu perlu memantau piutang setiap hari untuk mengetahui jumlah piutang yang masuk dan keluar, serta piutang yang jatuh tempo pada hari itu. Kamu juga perlu mengirimkan faktur, nota, atau surat penagihan kepada pelanggan yang memiliki piutang yang jatuh tempo.
• Mingguan. Kamu perlu memantau piutang setiap minggu untuk mengetahui jumlah piutang yang belum terbayar, serta piutang yang terlambat lebih dari 7 hari. Kamu juga perlu menghubungi pelanggan yang memiliki piutang yang terlambat dan menanyakan alasan dan rencana pembayaran mereka.
• Bulanan. Kamu perlu memantau piutang setiap bulan untuk mengetahui jumlah piutang yang macet, serta piutang yang terlambat lebih dari 30 hari. Kamu juga perlu mengambil tindakan tegas terhadap pelanggan yang memiliki piutang yang macet, seperti mengirimkan surat peringatan, melakukan mediasi, atau menyerahkan kasus ke pihak hukum.

Penyesuaian Kebijakan Pembayaran

Kebijakan pembayaran adalah aturan atau pedoman yang digunakan bisnis untuk menentukan cara dan waktu pembayaran piutang oleh pelanggan. Kebijakan pembayaran yang fleksibel dan menarik adalah strategi efektif pengelolaan piutang.

Dengan memiliki kebijakan pembayaran yang fleksibel dan menarik, bisnis bisa:

• Menyesuaikan kebijakan pembayaran dengan kondisi dan preferensi pelanggan.
• Meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.
• Mendorong pembayaran tepat waktu dan mengurangi keterlambatan.
• Meningkatkan cash flow dan profitabilitas bisnis.

Untuk menyesuaikan kebijakan pembayaran, kamu perlu mempertimbangkan beberapa hal, antara lain:

• Metode pembayaran. Kamu perlu menawarkan berbagai metode pembayaran yang mudah dan aman bagi pelanggan, seperti tunai, cek, kartu kredit, transfer bank, atau sistem pembayaran digital. Kamu juga perlu memastikan bahwa metode pembayaran yang kamu tawarkan sesuai dengan regulasi dan standar yang berlaku.
• Waktu pembayaran. Kamu perlu menetapkan waktu pembayaran yang realistis dan wajar bagi pelanggan, seperti 30, 60, atau 90 hari. Kamu juga perlu memberikan fleksibilitas dalam waktu pembayaran, seperti memberikan opsi pembayaran cicilan, angsuran, atau sekaligus.
• Program insentif. Kamu perlu memberikan program insentif yang menarik bagi pelanggan yang melakukan pembayaran tepat waktu atau lebih awal, seperti memberikan diskon, bonus, hadiah, atau poin loyalitas. Kamu juga perlu memberikan program insentif yang sesuai dengan nilai dan frekuensi pembayaran pelanggan.

Melibatkan Departemen Penjualan

Departemen penjualan adalah bagian dari bisnis yang bertanggung jawab untuk menjual barang atau jasa kepada pelanggan. Departemen penjualan memiliki peran penting dalam pengelolaan piutang, karena departemen penjualan adalah yang pertama kali berinteraksi dengan pelanggan dan menawarkan kredit kepada pelanggan. Melibatkan departemen penjualan dalam pengelolaan piutang adalah strategi efektif pengelolaan piutang.

Dengan melibatkan departemen penjualan, bisnis bisa:

• Meningkatkan koordinasi dan kolaborasi antara departemen penjualan dan departemen keuangan.
• Meningkatkan pemahaman dan kesadaran departemen penjualan tentang pentingnya pengelolaan piutang.
• Meningkatkan kualitas dan kuantitas penjualan yang menguntungkan secara finansial.
• Meningkatkan tanggung jawab dan akuntabilitas departemen penjualan terhadap piutang.

Untuk melibatkan departemen penjualan, kamu perlu melakukan beberapa hal, antara lain:

• Memberikan pelatihan. Kamu perlu memberikan pelatihan kepada departemen penjualan tentang kebijakan, prosedur, dan teknik pengelolaan piutang. Kamu juga perlu memberikan pelatihan tentang cara melakukan analisis kredit, penawaran kredit, penagihan piutang, dan penyelesaian masalah piutang.
• Memberikan informasi. Kamu perlu memberikan informasi kepada departemen penjualan tentang status dan perkembangan piutang, seperti jumlah piutang, umur piutang, piutang yang jatuh tempo, piutang yang terlambat, dan piutang yang macet. Kamu juga perlu memberikan informasi tentang kinerja piutang, seperti tingkat piutang, rasio piutang, dan durasi piutang.
• Memberikan insentif. Kamu perlu memberikan insentif kepada departemen penjualan yang berhasil menjual barang atau jasa dengan piutang yang rendah, cepat, dan lancar. Kamu juga perlu memberikan insentif yang sesuai dengan target, kriteria, dan indikator pengelolaan piutang.

Kesimpulan

Pengelolaan piutang adalah salah satu aspek penting dalam bisnis. Pengelolaan piutang yang baik bisa memberikan berbagai manfaat bagi bisnis, seperti meningkatkan penjualan, mengurangi risiko, mempercepat arus kas, dan meningkatkan profitabilitas. Pengelolaan piutang yang buruk bisa memberikan berbagai dampak buruk bagi bisnis, seperti menurunkan penjualan, meningkatkan risiko, mengganggu arus kas, dan menurunkan profitabilitas.

Demikian artikel tentang strategi efektif pengelolaan piutang bisnis, semoga bermanfaat. Kami membuka layanan konsultasi mengenai bisnis, untuk Anda yang memiliki kebutuhan di bisnis Anda seperti mengatur manajemennya yang masih berantakan, silakan hubungi kami dinomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.